“Essa reunião poderia ser um e-mail” é uma das piadas corporativas mais compartilhadas do momento. Mas nem adianta jogar essa se você nem tentou escrever um bom e-mail! É verdade: há um excesso de reuniões. Mas já parou para pensar como ou por que a gente chegou nesse ponto?

Reuniões, na sua essência mais básica, são rituais de resolução de problemas

Juntar seres humanos em grupo para resolver coisas é uma tecnologia social ancestral. Reuniões, na sua essência mais básica, são rituais de resolução de problemas. Mas o sentido do ritual foi se esvaziando na medida que nossas rotinas foram se tornando mais e mais aceleradas, o que faz com que a gente siga os movimentos sem planejamento ou objetivo.

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Como as mudanças no jeito que a gente trabalha estão nos empurrando a repensar muitos costumes (ainda que eu ache que estamos atrasados quando o assunto é novos formatos de trabalho), este é o momento perfeito para recomeçar. Que tal buscar formas de reintroduzir propósito nas reuniões para que elas façam sentido e sejam eficazes? Trago aqui algumas perguntas que vão ajudar:

Tem necessidade?

Antes de qualquer coisa, considere a possibilidade de resolver o assunto por outros canais. Se a troca pode ser assíncrona (não simultânea, sem depender do tempo real), tente mandar um e-mail. Se precisa acontecer com mais agilidade, o comunicador de chat oficial da empresa é uma possibilidade.  

Extra: lembre-se também de ler e responder os e-mails que as pessoas mandam para você.

Ainda precisa da reunião? Então vamos prosseguir.

Qual é o objetivo?

Reflita sobre que tipo de troca está buscando. Precisa de um grupo de pessoas para coletar ideias ou o plano é sair de lá com uma decisão tomada? Pode parecer simples, mas são focos bem diferentes – e saber o que deseja faz toda a diferença na interação que será feita. 

Quem serão os participantes?

Determine qual tipo de contribuição você necessita. Juntar toda a equipe em uma sala (ou videoconferência) sem necessidade pode ser apenas desgastante. Entenda em que etapa o processo se encontra e quem precisa participar dela.

Qual será a programação?

Crie uma agenda do encontro, escolha dinâmicas que facilitem a fluidez da conversa e organize tudo em blocos de tempo. Exemplo: temos 4 temas para decidir em 1 hora, então serão blocos de 15 minutos para cada tema – se estourarmos, já saberemos que o próximo tema ficará prejudicado, No SessionLab, tem até templates que você pode usar para criar encontros eficientes. Mas não se iluda: não dá para resolver 10 assuntos em uma reunião de 30 minutos. 

Se queremos parar de odiar as reuniões, precisamos abrir espaço para a mudança

Qual será o papel de cada participante?

Atribua funções para os participantes do encontro. O ideal é contar com um facilitador que mantenha o foco do assunto, uma pessoa para cuidar do tempo e uma terceira para anotar os principais pontos. 

O que é preciso combinar antes?

Deixe estabelecido como as pessoas devem se preparar para aquele encontro e o que elas devem esperar dele. Assim todo mundo chega na mesma página. Durante a reunião, para não desviar do foco, é legal instalar um “estacionamento de ideias”, como um quadro em branco com post its, para as pessoas anotarem assuntos que surjam, mas não sejam pertinentes àquele momento. 

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Ao fim da reunião: qual é o plano de ação?

Seja lá qual for o objetivo da troca, o resultado sempre deve ser um plano de ação. A decisão foi atingida? Qual será o próximo passo? Quem será responsável por cada ação a ser tomada? Quais os prazos? Defina tudo isso antes de deixar a sala para não correr o risco de chegar ao próximo encontro sem nenhum avanço.

Fui convidado. E agora?

Se não foi você quem organizou a reunião, há caminhos para tentar tornar esse tempo mais produtivo. Pergunte a quem convidou qual é o objetivo do encontro e o que espera da sua presença. Caso ache a dinâmica muito confusa durante o papo, pergunte se pode ajudar na fluidez (sugerindo blocos de tempo ou o estacionamento de ideias, por exemplo). 

No fim das contas, se trata de cuidar do espaço e ter mais consciência do momento do encontro. Se a gente quer parar de odiar as reuniões, precisaremos abrir espaço para a mudança. Até porque, em muitos casos, elas são, sim, necessárias.